Pubblicato da: thinkingdigital | 24 ottobre 2010

Vantaggi e svantaggi della PEC

e-mail PECUltimamente si sente spesso parlare di PEC. La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un sistema di trasporto di “documenti informatici” simile alla posta elettronica tradizionale, alla quale però sono state aggiunte delle caratteristiche di sicurezza tali da fornire agli utenti la certezza, con valore legale, dell’invio e della consegna (o meno) dei messaggi al destinatario.

Secondo il DPR  n.69, 11 febbraio 2005, la Posta Elettronica Certificata ha lo stesso valore legale della raccomandata postale con ricevuta di ritorno e può essere utilizzata per inviare qualsiasi tipo di informazione per la quale il mittente desidera avere la certezza dell’avvenuta consegna.

Alcuni confondono la PEC con la firma digitale, che invece rappresenta il mezzo elettronico per apporre la propria firma ad un documento elettronico o ad una mail. Possiamo identificare la firma digitale come il sostituto elettronico della firma autografa in calce ai documenti cartacei. Quindi, mentre  la PEC assicura che un messaggio arrivi a destinazione inalterato ed integro e garantisce l’identità del mittente, la firma digitale è il mezzo con cui il mittente appone il proprio autografo al contenuto della mail ed agli eventuali allegati ad ulteriore garanzia della propria identità. I due strumenti possono quindi essere utilizzati insieme.
Per l’utilizzo della PEC non è necessario alcun dispositivo hardware aggiuntivo, mentre per l’utilizzo della firma digitale è necessario dotarsi di un lettore di smartcard o di un token USB.

Ogni messaggio inviato da una casella PEC viene inglobato all’interno di un “messaggio di trasporto”, che viene firmato digitalmente in modo da preservarne l’integrità e la riservatezza. Quando il messaggio arriva a destinazione viene verificata la firma per accertare che non ci siano state manomissioni durante il trasporto e  successivamente viene consegnato al mittente.

Al momento della consegna all’interno della casella del destinatario, il server del mittente invia a quest’ultimo una ricevuta di accettazione (che assicura che il messaggio è corretto) e una ricevuta di avvenuta consegna (contenente la data e l’ora in cui il messaggio è stato consegnato nella casella di PEC del destinatario). La ricevuta di avvenuta consegna del messaggio, firmata, viene inviata al mittente dal Gestore di PEC scelto dal destinatario. La normativa impone ai Gestori di PEC di tenere traccia di tutte le trasmissioni effettuate per un periodo di trenta mesi, in un apposito archivio informatico (log file).

La posta certificata è stata creata per scambiare messaggi tra caselle PEC, per tale motivo la legge impone ai differenti gestori di PEC di garantire la piena interoperabilità dei servizi offerti. Se s’invia un messaggio di PEC ad una casella tradizionale (non PEC) il messaggio viene correttamente spedito ma, arrivato a destinazione, non viene inviata alcuna ricevuta di accettazione al mittente. Vice versa, se si invia un messaggio di posta tradizionale (non PEC) ad una casella PEC il destinatario, generalmente, può decidere se accettarlo oppure di inoltrarlo verso una casella di posta convenzionale a sua scelta (servizio di inoltro).

La PEC può essere usata da tutti: le aziende per comunicare con i proprio clienti/fornitori/reta vendita, gli enti pubblici per comunicare al proprio interno/altre amministrazioni/professionisti/cittadini, i privati per comunicare con le aziende/pubbliche amministrazioni/fra loro stessi.

In ogni caso la casella di PEC è indicata soprattutto per effettuare comunicazioni “ufficiali” per le quali il mettente vuole avere delle evidenze con valore legale dell’invio e della consegna del messaggio. Ciò non toglie che, volendo, la casella possa essere utilizzata per qualsiasi comunicazione.

Vantaggi della posta elettronica certificata (PEC)

La PEC rispetto alla comune e-mail:

  • Ha un costo irrisorio a fronte di un numero illimitato di messaggi inviabili.
  • Ha validità legale: certifica l’avvenuta consegna dei messaggi e le ricevute rappresentano una prova legale che il messaggio è arrivato a destinazione.
  • L’avvenuta consegna della mail viene garantita, nel caso non sia possibile consegnare il messaggio l’utente viene informato. Si risolve così il problema dell’inconsapevole ripudio delle messaggio consegnato.
  • Garantisce la tracciabilità e l’integrità dei messaggi, in quanto: viaggiano su canali sicuri, sono firmati alla sorgente e verificati a destinazione. I Gestori, accreditati dal CNIPA, tengono la traccia informatica delle operazioni svolte durante le trasmissioni per un periodo di tempo di 30gg. La traccia conservata nei file log ha lo stesso valore giuridico delle ricevute consegnate dal sistema. L’utente che ha smarrito le ricevute, può richiedere al proprio Gestore un estratto di tale traccia.
  • Certifica l’identità del mittente e del destinatario (se il titolare della PEC è stato identificato con certezza). Ogni casella di PEC è associata ad una persona fisica ed i messaggi non certificati non vengono consegnati a destinazione (salvo variazioni delle impostazioni dell’utente), eliminando anche il problema dello spam e del phishing.
  • È semplice da usare, poiché si presenta come una tradizionale casella di e-mail senza installare alcun software sul computer dell’utilizzatore.

La PEC rispetto alla posta tradizionale (raccomandata A/R ):

  • Elimina le code negli uffici pubblici o postali e i tempi di consegna sono azzerati.
  • Permette l’invio multiplo con celerità e a costi irrisori, specie per grandi organizzazioni che generano rilevanti quantità di corrispondenza.
  • Non comporta nessun onere postale (es. costo di una raccomandata AR, francobolli, carta, ecc). L’invio dei messaggi ha costi nettamente inferiori alle raccomandate: si consideri che il costo di invio di una raccomandata cartacea tradizionale, cresce in funzione del numero di pagine e del peso del plico, e che il costo va moltiplicato per il numero di comunicazioni inviate annualmente.
  • Permette di limitare le copie dei documenti, evitando sprechi di carta e inutili ingombri.
  • È  consultabile in qualunque momento e da qualsiasi computer collegato ad Internet.
  • Possiede elevati requisiti di qualità econtinuità del servizio.
  • Secondo la legge il gestore ha l’obbligo di archiviare tutti gli eventi associati ad invii e ricezioni di messaggi PEC, per un periodo di trenta mesi. Inoltre il gestore deve applicare le procedure atte a garantire il rispetto delle misure di sicurezza previste dal Codice dei dati personali e la sicurezza della comunicazione.
  • Permette di inviare documenti in qualsiasi formato digitale e certifica anche l’integrità degli allegati al messaggio.

Svantaggi della posta elettronica certificata (PEC)

  • Ha valore legale solo per comunicazioni tra caselle PEC. La PEC inviata ad una comune casella di posta non garantisce una consegna “certa”, poiché questa dipende dalle impostazioni del provider del destinatario.
  • Lo standard utilizzato per la PEC non è riconosciuto a livello internazionale, ma ha valore legale solo per l’Italia.
  • Comporta una certa perdita d’importanza della e-mail collegata al dominio aziendale, poiché è priva di valore legale.
  • Anche le e-mail certificate possono essere cancellate da chiunque acceda dal computer del ricevente. È possibile, dunque, che malintenzionati possano cancellare le mail, senza che il destinatario reale sia venuto a conoscenza dell’invio dell’atto.
  • La mail certificata inviata ad un destinatario con casella PEC riceve una conferma di recapito, ma non c’è alcuna garanzia circa l’effettiva lettura del messaggio. Eppure, secondo la normativa, se il messaggio è stato effettivamente consegnato, il destinatario non può negare l’avvenuta ricezione.
  • E’ possibile che si riceva un avviso di mancata ricezione anche a distanza di giorni dall’invio (con il rischio di andare oltre ad una scadenza decisiva senza esserne informati).
  • La data di notifica del file depositato, coincide con la data del deposito, per cui può capitare di vedersi notificato un atto che magari verrà aperto dal destinatario dopo molto tempo.
  • La PEC non trasforma il messaggio in “documento informatico”, se il mittente omette di usare la propria firma digitale.  Solo in combinazione con una firma digitale la PEC può certificare il contenuto del messaggio.
  • E’ possibile che la trasmissione del messaggio venga rifiutata per insufficiente capienza della casella di posta e che questo ritorni indietro con apposito avviso.
  • I server del Gestore PEC, secondo la legge, devono essere disponibili nel 99,8% dell’anno, ma la connettività per raggiungerli offerta da terzi potrebbe avere diversi Service Level Agreement (SLA) che possono influire sulla continuità del servizio.

Svantaggi della PEC fornita dal Governo

  • Le caselle PEC del ministero hanno una capienza limitata.
  • È gratuita ma non include il servizio di firma digitale. La PEC può certificare il contenuto del messaggio solo se in combinazione con un certificato digitale.
  • Può essere usata solo nelle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione.
  • Comporta l’onere di doversi recare all’ufficio postale per l’identificazione: entro 3 mesi dalla registrazione sul portale (postacertificata.gov.it) ogni utente deve andare presso lo sportello abilitato per firmare il modulo di adesione. Allo sportello, ci si deve presentare muniti di documento d’identità e codice fiscale (o tessera sanitaria) e di una fotocopia di entrambi i documenti da consegnare all’ufficio postale. Ciò rende la PEC in grado di garantire l’associazione fra il titolare del servizio e la relativa casella di posta elettronica certificata.
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